De plus en plus d’entreprises échangent leurs classeurs pour des scanners afin de numériser et de stocker leurs documents importants. En utilisant un scanner de documents pour votre entreprise, vous libérez plus d’espace dans votre bureau, vous pouvez renforcer la sécurité des informations sensibles et vous disposez d’une copie électronique des documents critiques qui ne seront pas irrémédiablement perdus. Pour vous aider à choisir le meilleur scanner de documents pour votre entreprise, vous devez vous poser certaines questions clés qui vous aideront à affiner efficacement votre recherche. Voici comment choisir un scanner pour la numérisation de documents.
Que devez-vous numériser ?
Le type de scanner que vous sélectionnez doit pouvoir numériser facilement les types de documents dont vous avez besoin et vous donner des images claires et nettes. Les éléments que vous prévoyez de numériser doivent être la principale considération lors de la sélection d’un scanner. La plupart des scanners de documents sont capables de gérer facilement les documents papier, les reçus et les pièces d’identité avec photo.
Pour numériser des photographies, cependant, vous aurez besoin d’un scanner conçu spécifiquement pour les images. Les scanners photo offrent une résolution plus élevée et des couleurs améliorées, préservant l’apparence des photographies.
Combien de documents avez-vous l’intention de numériser ?
Si vous envisagez de numériser des archives papier, vous aurez besoin d’un scanner de documents à grand volume. Les scanners de documents haut de gamme sont généralement équipés d’un chargeur automatique capable de numériser de grandes quantités de documents sans nécessiter une surveillance étroite.
Si vous prévoyez de numériser des documents occasionnellement, vous serez mieux servi avec un modèle moins cher. Selon vos besoins, il existe des scanners de documents portables, ainsi que des applications pour téléphone qui utilisent l’appareil photo de votre téléphone pour recréer numériquement des documents.
Quel système d’exploitation utilisez-vous ?
Il est essentiel que le scanner de documents que vous envisagez d’acheter soit compatible avec le système d’exploitation que vous utilisez. La plupart des scanners de documents fonctionnent bien avec les logiciels sur PC, tandis que moins sont disponibles pour Mac OS. Si votre entreprise utilise Mac OS, vérifiez auprès du fabricant que le scanner de documents que vous envisagez est compatible.
De quel type de capteur d’image avez-vous besoin ?
Un capteur d’image à contact est l’option la moins chère et la plus compacte. Cependant, il aura du mal à numériser correctement du papier froissé ou des pages reliées. L’achat d’un appareil à couplage de charge élimine ce problème, mais le scanner prendra beaucoup de place et coûtera beaucoup plus cher.
De quelle résolution avez-vous besoin ?
Si vous ne numérisez que des documents, la résolution standard de 600 à 1 200 dpi devrait être suffisante. Cependant, si vous numérisez des photos, vous aurez besoin d’au moins 2 000 dpi. Cependant, soyez prêt à payer beaucoup plus pour un scanner à résolution plus élevée.
Avez-vous besoin d’une connectivité USB ?
De nombreuses fonctionnalités modernes se connectent sans fil à vos appareils. Cependant, la connectivité USB est toujours bonne à avoir comme option.
